En empresas de diversos giros, los primeros trimestres de año suelen dedicarlos a la recolección, selección, evaluación y aprobación de iniciativas de inversión. Este es el primer paso para la correcta administración del portafolio de proyectos y productos, por lo que debe ser un proceso formal, ordenado y estructurado para asegurar que la selección esté alineada con la estrategia de la organización.
Las empresas alcanzan sus objetivos y metas de transformación gracias a la generación de proyectos, ahí reside la importancia de una correcta selección y aprobación de los proyectos que impulsaran la transformación.
Planeación estratégica
La definición de los lineamiento estratégicos de la empresa y planes se desarrollan en el proceso de Planificación Estratégica, siendo una de las principales razones de los proyectos, programas y portafolios, cumplir con los objetivos estratégicos.
Es por ello que la gestión de proyectos, programas y portafolio es una práctica de gestión estratégica. Los proyectos son tratados como inversiones y deben ser optimizados para dar el mejor rendimiento a la empresa.
Pocas empresas cuentan con un modelo o enfoque maduro para seleccionar, evaluar y aprobar iniciativas de inversión bajo una correcta categorización y priorización, lo cual es el primer paso para lograr la ejecución y entrega exitosa de proyectos.
Modelo BIRISI por PMOfficers
El modelo BIRISI consiste en una matriz de Categorización y Priorización de un portafolio de proyectos y productos, que tiene como objetivo evaluar una lista de iniciativas de acuerdo a 6 criterios.
- Beneficios económicos para la organización
- Inversión económica necesaria
- Retorno de la inversión esperado (ROI)
- Impacto al negocio
- Satisfacción final de los clientes Internos y externos
- Implementación técnica y su grado de complejidad
Recomendaciones durante el proceso de recolección y aprobación de iniciativas
- Contar con un modelo de categorización y priorización.
- Debe ser un proceso formal, ordenado y estructurado para la correcta selección de los proyectos a ejecutar.
- Evitar que el Top Management sea quien defina la cartera, al contar con la autoridad jerárquica.
- Las áreas funcionales que impulsan las iniciativas deben estar alineadas con la visión de negocio.
- Las iniciativas deben estar alineadas con la estrategia de la organización.
- Contar con un comité de selección y priorización, asegurándose que todas las áreas que pueden verse afectadas por la decisión de aprobación, o no, de las iniciativas estén representadas.