Muchas organizaciones llevan a cabo proyectos para alcanzar la transformación que están buscando, proyectos que pueden ser operativos, tácticos o estratégicos (en un post futuro abordaremos esta categorización). Estos proyectos estarán en programas que podrán ser CAPEX, OPEX, de mejora continua, IT, R&D etc e idealmente, todos ellos bajo un único Sistema de Gestión de Proyectos que la organización ha definido.

Cuando la organización desea conocer el estado de su sistema de gestión de proyectos, no hay nada mejor que una auditoría al sistema. “¿Y cuando no hay un sistema implementado?”, te estarás preguntado, “¿Qué pasa cuándo se trata de una organización pequeña que solo gestiona pocos proyectos al año?, o, “Si no hago proyectos y solo los contrato, ¿de que me puede servir una auditoría?”. Sigue leyendo, estoy seguro que te darás cuenta del valor que puede aportar una auditoria sobre tus proyectos ya sea sobre una cartera, unos cuantos o a tus contratistas.

De acuerdo con PMBOK®  (Project Management Body of Knowledge), una auditoría es: “una revisión independiente estructurada para determinar si las actividades del proyecto cumplen con los procedimientos y políticas de la organización y del proyecto”

La auditoría tiene como fin verificar que el sistema de gestión ha sido desarrollado, documentado, implementado y mantenido por la organización.

La auditoría de gestión de proyectos tiene varios objetivos:

  • Estudiar la documentación para saber si se ajustan a normas o marcos de trabajo en dirección de proyectos.
  • Evaluar la capacidad de la organización para asegurar el cumplimiento de requisitos tales como legales, ambientales, contractuales etc.
  • Establecer el nivel de cumplimiento de los procedimientos internos, permitiendo:
      • Comprobar que el sistema de gestión se lleva adecuadamente por toda la organización y se mantiene en el tiempo
      • Garantizar el cumplimiento de controles internos
      • Dar seguimiento al plan de proyecto, programa o portafolio de proyectos y productos
      • Conocer el control del cronograma, de los costos y la calidad
      • Analizar la calidad de los entregables del proyecto
      • Identificar los factores para mantener al día el control de cambios y evitar vestir de oro los proyectos
      • Documentar las lecciones aprendidas como activos de la organización

Las auditorías proporcionan evidencia objetiva para la toma de decisiones basadas en hechos y no en corazonadas o bajo criterios subjetivos.

Pueden ser ejecutada por auditores internos o externos, siendo este último la mejor práctica al aportar una visión fresca e imparcial que no es sesgada por aspectos políticos o por la cultura organizacional.  

Puede realizarse a un proyecto específico, a un atapa particular de la fase del proyecto o al sistema de gestión de proyectos de la organización.

Como habrás notado, los objetivos de la auditoría aplican para una organización, contratistas o un proyecto en particular los beneficios que brinda son valiosos para cualquier caso.

El conocer el estado del proyecto a tiempo te permitirá tomar decisiones de manera temprana y asegurar el cumplimiento de los objetivos que te hayas trazado.

 

Consultoría en Dirección de Proyectos

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